An Update for CVUSD Senior Families


Dear Families of CVUSD Seniors:

As parents, educators, and community members, there is nothing we would like more than to welcome our students and families to our campuses for our traditional and beloved end of year celebrations. Last Wednesday, our high school principals sent updates to their school communities about the end-of-year recognitions, and graduation events that are currently planned (Newbury Park High, Thousand Oaks High, Westlake High, Century Academy and Conejo Valley High). These messages stated that should the Ventura County Public Health Orders be altered regarding the allowance of large gatherings as they relate to graduation-type events - we, as a District, would adjust our plans accordingly.

After those communications to our senior families were sent out  - we received an update on Monday, May 25, 2020 from Dr. Levin, Ventura County Public Health Officer. He informed all Ventura County School Superintendents that it is likely that only “drive-in graduation ceremonies” will be allowed. 

He stated: “At this time, Ventura County Public Health is allowing car line celebrations for graduations, birthdays, and other special days. When followed, the Car Line Celebration Public Health Protocol will minimize the risk of spread of COVID-19. The car line must be organized by a designated host who is responsible for ensuring full compliance with the protocol and adherence to the State Health Officer’s Stay at Home Order, which precludes mass gatherings.”

He informed us via his guidance that the State will be coming forward with more direct information on June 1, 2020. In the interim, Dr. Levin shared via e-mail the following health protocols that should be adhered to, as they relate to “Car Line Celebrations:”

Car Line Plan

  •  Prior to the event, the host must create a written plan that includes the following:
    •  The schedule of participants (assigned time slots).
    • Invitation for the event that educates participants on the public health requirements.
    • The process for no-contact diploma distribution (if applicable).
    •  A site map that identifies the route, the location of the diploma hand-off (if applicable), the restrooms, and the standing location of the security and school personnel.
    • A disinfection schedule for the restrooms and the name of the person responsible.
  • Maintain the plan onsite during the event and provide to a law enforcement officer upon request. Approval of the plan before the event is not required.

Car Line Format

  • The car line is mobile, no parking, and by invitation only.
  •  An adequate number of security personnel must be present, at the host’s own cost, to manage the flow of participants for traffic management and safety, and to ensure compliance with the Public Health Protocol.
  • The host must assign a limited number of participant vehicles to a specific time slot and run the procession on a timed schedule to ensure adequate physical distancing and to prevent gathering.
  • The host may provide a diploma or paper using a no-contact pick-up method, maintaining physical distancing of 6 feet or greater and wearing a face covering.
  • No sales or exchanges of goods or food is permitted during the celebration.
  • Personal items such as food, flowers, signs, and graduation caps brought by the occupants of a vehicle must remain in the vehicle.

Health Screening

  • Persons experiencing symptoms associated with COVID-19 (fever of 100 F or above, cough, shortness of breath or difficulty breathing, sore throat, chills, repeated shaking with chills, headache, muscle pain, or a new loss of taste or smell) may not participate and must stay home. Participants should self-screen shortly before and during the car line celebration.


  •  If portable restrooms are provided, a handwashing station with liquid hand soap, paper towels, and a hands-free trash receptacle must be adjacent.
  • Signage instructing participants to wash their hands with soap and water after using the restroom must be posted at the handwashing station.
  •  Restroom surfaces must be disinfected every 30 minutes.

Physical Distancing

  • The ground must be clearly marked with circles indicating the location where each security person and school employee will stand during the event, and staff must stand within the circle. Circles must be a minimum distance of 6 feet apart.
  •  All participants, excluding school personnel and security, must arrive and remain in a fully enclosed motorized vehicle. Open convertibles, motorcycles, vehicles without doors (golf carts, etc.), scooters, skateboards, bicycles, and any other mode of transportation that is not a fully enclosed motorized vehicle are not permitted.
  • School personnel must remain 6 feet from the car at all times while taking photos.
  • Occupants of the vehicle are limited to members of the same household, and no more than the legal occupancy in the vehicle is allowed.
  • Occupants of the vehicle must not exit the vehicle to take photos, greet others, change vehicles, or for any reason, except if occupants must use the restroom for emergency purposes.
  • Participants may not park for the purpose of gathering before, during, or after the procession.
  • Persons at higher risk for severe symptoms of COVID-19 are recommended to stay home.

Safe Driving

  • Vehicle gathering points that designate the start of the procession must be off street and not within the public right-of-way.
  • Drivers must follow the rules of the road, including all traffic control devices such as stop signs and traffic signals.
  • Drivers must turn on hazard lights to notify others that they are part of the car line.
  • Vehicle occupants must remain inside the vehicle at all times.
  • Drivers must be considerate of driveways along the route and allow other vehicles to cross into and out of driveways.
  • If there is only one travel lane, drivers must not block the only travel lane.
  • Drivers must be aware of bicyclists in the street and allow bicyclists to occupy the travel lane.
  • Drivers must be aware of pedestrians in the roadway or crossing the street.
  • Drivers must not block bus stops or crosswalks.

Temporary No Parking Signs

  • If the removal of on-street parking is needed to allow queuing on street (to avoid blocking a travel lane), the host must contact the Department of Transportation at 626-744-7665 to request “Temporary No Parking” signs at least one week before the scheduled event. “Temporary No Parking” signs must be installed by the applicant 48-hours before the event.

Per the above, each CVUSD high school site will be the “designated host” for each “Car Line Celebration” event. Please note there is language in the above bulleted list in bold - which states: “Occupants of the vehicle must not exit the vehicle to take photos, greet others, change vehicles, or for any reason, except if occupants must use the restroom for emergency purposes.” I am currently waiting for clarification from Dr. Levin with the hope that this does not refer to our graduates - who we currently are planning to have exit from vehicles to pick up their diplomas and pose for photos after walking across a stage when their name is ceremoniously called. The safety and well-being of our students, staff, and community remain at the forefront of everything we do, as each school site abides to the aforementioned protocols as they are clarified, and the events get closer. 

Although this is not the news we as a community were hoping for, it does provide us with clarity on the requirements and expectations that need to be met as we move forward so that together, we can make these end-of-year events as special as possible for our deserving students.

When large-gathering restrictions are lifted - the opportunity to bring all of our graduates together for a future graduation type event is something we continue to optimistically hope for - as we understand that collectively our students desire to share in each other’s accomplishments as a conclusion to the final chapter of their CVUSD careers.  

These are truly unprecedented times. We thank you for your ongoing partnership as we continue to do all we can to make this a momentous time in our CVUSD seniors’ lives. 

Dr. Mark McLaughlin
Proud Superintendent of Conejo Valley Unified School District 




Estimadas Familias de Estudiantes del Grado 12 de CVUSD:

Como padres, educadores y miembros de la comunidad, no hay nada que nos gustaría más que darles la bienvenida a nuestros estudiantes y familias a nuestros campus para nuestras tradicionales y queridas celebraciones de fin de año. El miércoles pasado, nuestros directores de escuelas secundarias enviaron actualizaciones a sus comunidades escolares sobre los reconocimientos de fin de año y los eventos de graduación que actualmente están planificados (Newbury Park HighThousand Oaks HighWestlake HighCentury Academy y Conejo Valley High). Estos mensajes indicaron que si se modificaran las Órdenes de Salud Pública del Condado de Ventura con respecto a la asignación de grandes reuniones en relación con los eventos de graduación, nosotros, como Distrito, ajustaríamos nuestros planes en consecuencia.

Después de que se enviaron esas comunicaciones a nuestras familias mayores, el lunes 25 de mayo de 2020 recibimos una actualización del Dr. Levin, Oficial de Salud Pública del Condado de Ventura. Informó a todos los Superintendentes de Escuelas del Condado de Ventura que es probable que solo se permitan "ceremonias de graduación".

Él declaró: “En este momento, la Salud Pública del Condado de Ventura está permitiendo celebraciones de líneas de automóviles para graduaciones, cumpleaños y otros días especiales. Cuando se siga, el Protocolo de Salud Pública de Car Line Celebration minimizará el riesgo de propagación de COVID-19. La línea del automóvil debe ser organizada por un anfitrión designado que sea responsable de garantizar el pleno cumplimiento del protocolo y el cumplimiento de la Orden de permanencia en el hogar del oficial de salud estatal, lo que impide las reuniones masivas ".

Nos informó a través de su guía que el Estado presentará información más directa el 1 de junio de 2020. Mientras tanto, el Dr. Levin compartió por correo electrónico los siguientes protocolos de salud que deben cumplirse, ya que se relacionan con " Celebraciones por Linea de Automóvil:"

Plan de Línea de Automóvil

  •  Antes del evento, el anfitrión debe crear un plan escrito que incluya lo siguiente:
    • El horario de los participantes (franjas horarias asignadas).
    • Invitación al evento que educa a los participantes sobre los requisitos de salud pública.
    • El proceso para la distribución del diploma sin contacto (si corresponde).
    • Un mapa del sitio que identifica la ruta, la ubicación de la entrega del diploma (si corresponde), los baños y la ubicación permanente del personal de seguridad y de la escuela.
    • Un horario de desinfección para los baños y el nombre de la persona responsable.
  • Mantener el plan en el sitio durante el evento y proporcionarlo a un oficial de la ley a pedido. No se requiere la aprobación del plan antes del evento.

Formato de línea en Automóvil

  • La línea de automóviles es móvil, no tiene estacionamiento y solo por invitación.
  • Un número adecuado de personal de seguridad debe estar presente, a costa del propio anfitrión, para gestionar el flujo de participantes para la gestión y seguridad del tráfico, y para garantizar el cumplimiento del Protocolo de Salud Pública.
  • El anfitrión debe asignar un número limitado de vehículos participantes a un intervalo de tiempo específico y ejecutar la procesión en un horario programado para garantizar un distanciamiento físico adecuado y evitar la reunión.
  • El anfitrión puede proporcionar un diploma o papel utilizando un método de recogida sin contacto, manteniendo un distanciamiento físico de 6 pies o más y usando una cubierta para la cara.
  • No se permiten ventas o intercambios de bienes o alimentos durante la celebración.
  • Los artículos personales como alimentos, flores, letreros y gorros de graduación traídos por los ocupantes de un vehículo deben permanecer en el vehículo.

Exámenes de salud

  • Personas que experimentan síntomas asociados con COVID-19 (fiebre de 100 F o más, tos, dificultad para respirar o dificultad para respirar, dolor de garganta, escalofríos, temblores repetidos con escalofríos, dolor de cabeza, dolor muscular o una nueva pérdida de sabor u olfato) no puede participar y debe quedarse en casa. Los participantes deben autoevaluarse poco antes y durante la celebración de la línea de automóviles.


  • Si se proporcionan baños portátiles, una estación de lavado de manos con jabón líquido para manos, toallas de papel y un recipiente para basura con manos libres debe estar adyacente.
  • La señalización que indique a los participantes que se laven las manos con agua y jabón después de usar el baño debe colocarse en la estación de lavado de manos.
  • Las superficies de los baños deben desinfectarse cada 30 minutos.

Distanciamiento Físico

  • El terreno debe estar claramente marcado con círculos que indiquen la ubicación donde cada persona de seguridad y empleado escolar se parará durante el evento, y el personal debe pararse dentro del círculo. Los círculos deben estar a una distancia mínima de 6 pies de distancia.
  • Todos los participantes, excluyendo el personal de la escuela y la seguridad, deben llegar y permanecer en un vehículo motorizado completamente cerrado. No se permiten convertibles abiertos, motocicletas, vehículos sin puertas (carros de golf, etc.), scooters, patinetas, bicicletas y cualquier otro medio de transporte que no sea un vehículo motorizado completamente cerrado.
  • El personal de la escuela debe permanecer a 6 pies del auto en todo momento mientras toma fotos.
  • Los ocupantes del vehículo están limitados a los miembros del mismo hogar, y no se permite más de la ocupación legal en el vehículo.
  • Los ocupantes del vehículo no deben salir del vehículo para tomar fotos, saludar a otros, cambiar de vehículo o por cualquier motivo, excepto si los ocupantes deben usar el baño con fines de emergencia.
  • Los participantes no pueden estacionarse con el propósito de reunirse antes, durante o después de la procesión.
  • Se recomienda que las personas con mayor riesgo de síntomas graves de COVID-19 se queden en casa.

Conducción Segura

  • Los puntos de reunión de vehículos que designan el inicio de la procesión deben estar fuera de la calle y no dentro del derecho de paso público.
  • Los conductores deben seguir las reglas de la carretera, incluidos todos los dispositivos de control de tráfico, como las señales de alto y las señales de tránsito.
  • Los conductores deben encender las luces de emergencia para notificar a otros que son parte de la línea del automóvil.
  • Los ocupantes del vehículo deben permanecer dentro del vehículo en todo momento.
  • Los conductores deben tener en cuenta las entradas a lo largo de la ruta y permitir que otros vehículos crucen dentro y fuera de las entradas.
  • Si solo hay un carril de circulación, los conductores no deben bloquear el único carril de circulación.
  • Los conductores deben estar al tanto de los ciclistas en la calle y permitir que los ciclistas ocupen el carril de circulación.
  • Los conductores deben estar conscientes de los peatones en la carretera o al cruzar la calle.
  • Los conductores no deben bloquear las paradas de autobús o los cruces peatonales.

Señales Temporales de No Estacionamiento

  • Si es necesario eliminar el estacionamiento en la calle para permitir hacer cola en la calle (para evitar bloquear un carril de circulación), el anfitrión debe comunicarse con el Departamento de Transporte al 626-744-7665 para solicitar letreros de "No Estacionamiento Temporal" al menos una semana antes del evento programado. El solicitante debe instalar carteles de "No Estacionamiento Temporal" 48 horas antes del evento.

Por lo anterior, cada sitio de la escuela secundaria CVUSD será el "anfitrión designado" para cada evento de "Celebración de la línea de automóvil". Tenga en cuenta que hay texto en negro en la lista con viñetas anterior, que dice: "Los ocupantes del vehículo no deben salir del vehículo para tomar fotos, saludar a otros, cambiar de vehículo o por cualquier motivo, excepto si los ocupantes deben usar el baño para emergencias propósitos ". Actualmente estoy esperando la aclaración del Dr. Levin con la esperanza de que esto no se refiera a nuestros graduados, a quienes estamos planeando salir de los vehículos para recoger sus diplomas y posar para las fotos después de caminar por un escenario cuando su nombre es Llamado ceremoniosamente. La seguridad y el bienestar de nuestros estudiantes, el personal y la comunidad permanecen a la vanguardia de todo lo que hacemos, ya que cada escuela cumple con los protocolos mencionados a medida que se aclaran, y los eventos se acercan.

Aunque esta no es la noticia que nosotros como comunidad esperábamos, nos proporciona claridad sobre los requisitos y expectativas que deben cumplirse a medida que avanzamos para que juntos podamos hacer que estos eventos de fin de año sean especiales como sea posible para nuestros estudiantes merecedores.

Cuando se levanten las restricciones de reunión grande, la oportunidad de reunir a todos nuestros graduados para un futuro evento de graduación es algo que seguimos esperando de manera optimista, ya que entendemos que colectivamente nuestros estudiantes desean compartir los logros de los demás como una conclusión para El capítulo final de sus carreras CVUSD.

Estos son tiempos verdaderamente sin precedentes. Le agradecemos su asociación continua mientras continuamos haciendo todo lo posible para que este sea un momento trascendental en la vida de los graduados del Grado 12 de CVUSD.

Dr. Mark McLaughlin
Orgulloso superintendente del Distrito Escolar Unificado del Valle Conejo




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